Règles de réunion efficace - Benchmark

L’efficacité des réunions est un point critique de performance des entreprises. Nous avons réalisé une étude sur 20 sites web populaires conseillant des règles de la réunion efficace.

Notre constat est que la qualité de ces conseils est très variée et qu’aucun de ces sites ne précise les règles applicables selon les types de réunions. Pourtant, bien que beaucoup de règles de réunion efficace s'appliquent à toutes les réunions, certaines sont très particulières à certains types.

L’efficacité des réunions est une des expertises de Wevalgo. Nous souhaitons vous donner ici des règles plus pertinentes que ce que vous pouvez trouver écrit ailleurs.

Les différents types de réunion

Puisque les règles pertinentes de réunion efficace dépendent de leur type, définissons les d'abord.

Nous nous limitons aux réunions d’équipe. Nous excluont les réunions « un à un », ainsi que les réunions de formation. Sans vouloir être exhaustif, nous définissons les principaux types de réunion suivant :  

• Pilotage : réunion qui consiste à piloter l’activité d’une équipe; prévision ou planification de l’activité, revue des objectifs et indicateurs, définition et suivi d’actions… Elle est en général régulière (de journalière à annuelle), mais peut être déclenchée par un « évènement » particulier. Par exemple pour la gestion de projet : kick-off, passage de jalon, recette…
• Information : réunion qui consiste principalement à délivrer de l’information à une audience. La communication est souvent unilatérale, bien qu’une certaine interactivité peut être ajoutée.
• Partage d’information : est similaire à l’information, mais plus interactive, sur un sujet plus précis et en général entre équipes opérationnelles (communication horizontale). Exemple : partage d’expérience sur un projet.
• Ateliers de travail : réunion pour obtenir un résultat particulier, avec une animation souvent spécifique. Par exemple : analyse des causes racines d’un problème, brainstorming pour identifier des idées de produits ou services, définition d’une vision stratégique…

Une réunion peut mélanger plusieurs types. Néanmoins, la règle générale est de n’en avoir qu’un seul à la fois ; les objectifs et rôles des participants étant différents selon le type de réunion, le mélange des genres peut altérer l’efficacité de la réunion.

Les règles de la réunion efficace 

Règle de réunion efficace 1 : Le Top de la réunion 

Deux points concernant cette règle :

• Indiquez le Thème, l'Objectif et le Plan (Ordre du jour) de la réunion et communiquez-le à l'avance.
• En début de réunion, rappelez le TOP aux participants. 

Cela est applicable à tout type de réunion. Néanmoins, on peut s’en abstenir pour un cas particulier, les réunions très répétitives ou systématiques. Dans ce cas, le TOP peut ne jamais changer et devenir évident ; il n’est pas forcément nécessaire de le communiquer ou rappeler. Mais attention à ce qu’il le soit s’il change ou si vous voyez qu’il ne semble plus si évident que cela.

Sur le Web, ces règles de réunion efficace sont les plus souvent mentionnées. Mais l'ordre du jour n'est mentionné que dans 77% des cas. Il n'est pas toujours dit qu'il faut les communiquer à l'avance. 23 % des sites analysés indiquent qu’il faut rappeler le TOP en début de réunion.

Règle de réunion efficace 2 : Le bon choix de participants 

La tentation est souvent grande d'inviter trop de monde, afin d'être sûr que tout le monde sera bien informé. Il est cependant nécessaire de faire un choix, avec trois principes directeurs : 

1. Inviter uniquement les personnes strictement nécessaires, qui contribueront à la réunion
2. Limiter à 7-8 personnes, car au-delà, une réunion devient difficile à gérer afin que tout le monde participe efficacement.
3. Limiter le mélange de personnes de plusieurs niveaux hiérarchiques, car il peut y avoir une autocensure. Autocensure des niveaux inférieurs, par crainte de la perception des supérieurs. Ou autocensure des supérieurs car ils ne veulent pas communiquer certaines informations aux inférieurs.

Ces trois principes de réunion efficace sont applicables à tout type de réunion, sauf aux réunions d’information. Elles peuvent s’en démarquer car elles ont moins besoin de participation voire de confrontation (ou critique constructive) entre les différents participants. Plus ou veut un « livrable » à la sortie de la réunion, plus ces règles sont applicables.

Certains ateliers de travail, ou séminaires, peuvent déroger aux points 2 ou 3. Mais ils requièrent alors une organisation de réunion très spécifique avec des animateurs expérimentés et des sessions en groupes séparés (qui vont individuellement respecter ces points) …

Toujours pour les ateliers de travail, certains critères supplémentaires peuvent être considérés, tels que :

• La présence d’un expert (interne ou externe)
• La présence d’un « client » (interne ou externe) de l’activité revue. Par exemple, un membre des services de production dans un atelier travaillant sur le développement de nouveaux produits
• La présence de membres représentatifs, ou couvrant l’ensemble du sujet traité. Par exemple, un atelier de critiques ou de refonte d’un processus devra avoir des personnes couvrant le processus de bout en bout.
• La crédibilité des participants vis- à- vis de l’organisation. Par exemple, si une solution est proposée pour résoudre un problème, plus le groupe de travail est reconnu, plus il sera simple de faire accepter cette solution.

Sur le web, seulement 62 % des sites indiquent que le choix des participants est une règle de réunion efficace. Et dans ces cas, les conseils se limitent à dire que les participants doivent être concernés par le sujet de la réunion. On a même vu certains recommander un maximum de 15 personnes par réunion !

Règle de réunion efficace 3 : la préparation

La préparation est primordiale à l’efficacité des réunions. Parfois, le temps de préparation peut même excéder le temps de la réunion elle-même. C'est notamment vrai pour les réunions de type « atelier de travail ».

La préparation doit être réalisée par l'animateur, ou le responsable de la réunion, mais aussi par les participants. Notre expérience montre que c'est une pratique qui n'est pas si courante pour l'animateur mais qui devient même plutôt rare pour les participants.

Mais en quoi doit consister la préparation ?

Les bases communes à toutes les réunions efficaces sont :

• les documents supports de la réunion sont à jour
• ceux qui sont envoyés en avance sont lus de manière « proactive » par chaque participant avant la réunion. Chacun a noté les points particuliers le concernant ou sur lesquels il souhaite faire une intervention.

D’autres points dépendent fortement du type de réunion :

• Réunions de pilotage : la plupart du temps, chaque participant est responsable d’un domaine concerné. Il devra donc être toujours préparé sur au moins trois points :
  1. Être parfaitement à jour de ses propres indicateurs et état d’avancement de ses actions ou projets
  2. Bien connaitre les principaux points et causes de faiblesses (ex. indicateurs sous les objectifs). Mais, ce n’est pas suffisant pour être réellement efficace. L’idéal est d’avoir déjà identifié une ou plusieurs solutions, afin que la réunion soit tournée vers un arbitrage sur la solution plutôt qu’une discussion sur les problèmes (qui peut devenir technique, longue, ou conflictuelle). Cela implique parfois qu’une analyse préalable et des sessions d’identification de solutions aient eu lieu au préalable. Mais c’est le secret d’une réunion de pilotage efficace.
  3. Avertir en avance le responsable de la réunion si des points particuliers doivent être abordés, afin que l’ordre du jour soit adapté. Ces points doivent aussi concerner ses collègues (sinon, inutile de le traiter en réunion collective)
  4. Ce type de réunion étant souvent répétitif, avec un ordre du jour standard, l’organisateur devra prévenir les participants de se préparer sur un point particulier s’il y en a un.
• Ateliers de travail : la préparation est très dépendante de l’objectif de la réunion, c’est à l’organisateur de toujours préciser celle qui est attendue de la part des participants
• Les réunions d’information ou de partage d’information ne nécessitent en général de la préparation que pour les organiseurs et présentateurs. La plupart du temps, aucun document support n’est envoyé à l’avance. 

Sur le Web, seulement 56% des sites mentionnent la préparation comme une règle de réunion efficace. C'est assez affligeant, car s'il ne devait y avoir qu'une seule règle, c'est certainement celle-ci qu'il faudrait garder. De plus, peu précisent en quoi consiste la préparation (46% indiquent que le préparateur doit informer les participants sur la préparation attendue) et si elle diffère selon les réunions.

Règle de réunion efficace 4 : les bons documents supports de réunion, souvent en avance 

Dans 99% des cas, il faut des supports pour tout type de réunion collective. Suivant le type de réunion, leur format peut être très différent. Peu importe, l'important est qu’ils soient adaptés à l’objectif et à l’auditoire, de qualité, et à jour.

Ce sont généralement des tableaux de bord ou d’avancement pour les réunions de pilotage. Des supports audio – visuels (powerpoint, vidéo…)  pour les réunions d’informations ou de partage d’information (ces dernières pourront y ajouter différents supports tels que des affichages muraux, des exemples de produit fini…). Les ateliers de travail ont souvent des supports d’animation adaptés : Paperboard, Post-It® physiques ou virtuels (outils spécifiques en ligne) …

Si un équipement (vidéo, audio, outil en ligne) est nécessaire, il est important de le tester avant le début de la réunion.

Faut-il les communiquer en avance ? En général oui, afin que les participants puissent les lire et se préparer à l'avance, mais avec quelques exceptions :

• Les réunions journalières, les réunions "stand-up", qui utilisent souvent des supports de type tableau visuel accroché au mur de la salle de réunion ou de la zone de travail où a lieu la réunion (atelier de production par exemple).
• Généralement non plus pour des réunions d'informations ou de partage d’information.Ou lorsque des informations confidentielles sont à communiquer.
• Pour les ateliers de travail, cela dépend des supports. Ceux utiles à la préparation (contexte, les informations sources, l’historique…) doivent être envoyés en avance. Les supports d’animation ne le seront bien évidemment pas sauf éventuellement en termes d’illustration pour que les participants comprennent mieux ce qui va se passer dans cet atelier.

Sur le Web, peu de sites donnent véritablement de conseils sur cette règle d'efficacité des réuions. 31% mentionnent le type et la qualité des documents, avec plus ou moins de détail. Seulement 15% indiquent qu’il faut les envoyer à l’avance (et dans quel cas).

Règle de réunion efficace 5 : Commencer et finir à l'heure 

​Cette règle de performance est vraiment applicable à toutes les réunions. Pourtant moins de 40% des sites la citent (38% commencer à l’heure, 46% finir à l’heure).

Une astuce ! Finir les réunions 5 minutes avant une heure fixe (10h55 au lieu de 11h00). Cela permet aux participants d'enchainer une nouvelle réunion. Cela permet d'avoir le temps de changer de salle, ou de faire une petite pause (notamment pour les réunions distantielles).

Des participants qui arrivent en retard, c’est tous les autres qui perdent leur temps. Une réunion qui finit en retard, c’est courir le risque de perdre une partie des participants. Ou de faire commencer une réunion postérieure en retard.

Une des pratiques que nous avons déjà vu est un « gage » de X€ pour les participants en retard. Cependant, il faut pour cela un milieu approprié, sinon cela peut vite tourner au conflit.

Règle de réunion efficace 6 : Quelle durée de réunion ? 

Seulement 38% des sites mentionnent la durée de réunion. Mais cette notion est très relative ; cela varie généralement entre 1 heure (le plus souvent) et 2 heures. Mais on trouve aussi 21 minutes ! Plusieurs fois, ce temps est justifié par une étude qui montre que l’attention des participants décline : autour d’une heure, ou 21 minutes suivant l’étude !

Ce que personne ne dit c’est que la durée en soit de la réunion ne veut pas dire grand-chose.

Cela dépend de son niveau d’interactivité : on est plus attentif lorsqu’on est actif que lorsqu’on écoute passivement une présentation. Cela dépend aussi des pauses que l’on ajoute. En fait, c’est plus la durée des « sessions » à l’intérieur d’une réunion qui compte et doit être courte. Bien mené, un séminaire d’une journée complète peut être très efficace, pourvu que les sessions (information, ateliers…) soient variés et que des pauses régulières soient prévus.

Règle de réunion efficace 7 : gérer le temps et se focaliser sur l’essentiel

Quelle que soit la durée de la réunion, celle-ci doit être gérée en tenant compte des principes suivants :

1. Focaliser sur l’essentiel. Eviter les disgressions, les discussions qui s’éternisent. Ramener le plus possible les discussions sur les objectifs de la réunion. S’il le faut, créer un « parking » des sujets non traités (et important à traiter) pour les remettre à une autre réunion.
2. Respecter l’ordre du jour et le temps prévu par sujet. Quelques bémols sur le sujet. D’abord, il faut conserver une certaine flexibilité, car certains sujets peuvent être plus long que prévu et d’autres plus court. Ensuite, la priorité est d’abord de focaliser sur l’essentiel. Dans les situations où l’on estime, au cours de la réunion, qu’on ne tiendra pas tous les sujets, il est préférable de traiter entièrement un sujet important, plutôt que de couvrir tout l’ordre du jour partiellement. C’est pour cela qu’il vaut mieux, lorsque cela s’y prête, mettre les sujets importants en premier. 

Ces principes s’appliquent à tous les types de réunion. Pourtant, seulement 38 % des sites de notre benchmark web les mentionnent. 8% donnent l’astuce du « parking ».

Règle de réunion efficace 8 : différents rôles parmi les participants ?

Qui gère le temps de réunion ? Qui permet de focaliser sur l’essentiel ? Et en élargissant le sujet, qui anime les réunions notamment lorsqu’elles sont complexes ?

Cela dépend du type de réunion, de sa complexité et du niveau de compétence d’animation de réunion du manager. Voyons les différents rôles possibles.

Les trois rôles principaux sont : le client, le « time keeper » et le secrétaire.

Le client est celui qui « commande » la réunion, qui fixe son objectif. La plupart du temps, c’est le manager le plus haut gradé parmi les participants. Il est responsable de la réunion.  Ses trois rôles principaux, notamment dans les réunions de pilotage sont :

• Arbitrer / décider
• Animer la réunion : relancer, questionner, confronter les participants
• S’assurer que l’on focalise sur l’essentiel (c’est normalement le meilleur juge pour cela)

Le « time keeper » et le « secrétaire » sont les rôles les plus courants. Le time keeper gère le respect du temps et de l’ordre du jour. le secrétaire est celui qui va faire le compte rendu. Il est essentiel de les nommer en début de réunion.
Le « client » peut parfois remplir ces trois rôles, si la réunion n’est pas trop complexe et s’il sait très bien le faire. Dans le cas général, nous recommandons qu’il délègue ces tâches. Il peut être plus attentif au contenu et à la focalisation sur l’essentiel. 

Lors des réunions complexes, et en particulier les ateliers de travail, il est préférable que ce ne soit pas le « client » qui anime la réunion. Il vaut mieux nommer quelqu’un qui maitrise l’animation de ces ateliers, selon des techniques qui peuvent varier. Par exemple, un réunion d'analyse de causes racines sera animée différemment d’un atelier de réflexion stratégique. 

Lorsqu’on arrive à des ateliers très complexes ou des séminaires on peut voir d’autres rôles apparaitre : gestion de l'audio-visuel, observateurs…

Que disent les sites Web de notre benchmark ? 38% parlent du rôle du time keeper ou du secrétaire. 23 % abordent le sujet de définir des rôles (dont un qui propose 8 rôles sans préciser pour quels types de réunion).

Règle de réunion efficace 9 : pas d’interruption ni de téléphone, ni de PC ouvert et autres « règles de bonne conduite » ?

Il nous semble essentiel qu’il n’y ait pas d’interruption impromptue pendant une réunion pour qu'elle soit efficace. Pas de secrétaire ou de chef qui rentre dans la salle de réunion pour communiquer avec un participant. Voire pour lui demander de sortir ! Pas non plus d’appels téléphoniques. On rétorque souvent : « c’est le chef qui m’appelle ». Justement, les « chefs » doivent comprendre que leur intérêt est que leurs collaborateurs soient efficaces...et ne leur répondent pas dans les réunions organisées.

La question du PC est plus délicate. De nos jours, le PC est souvent utile en réunion : pour prendre des notes, faire une visioconférence, partager un document électronique…

Il faut donc plutôt traiter ce sujet par des « règles de bonne conduite » définies à l’avance et rappelées régulièrement en début de réunion. On pourra souvent trouver une bonne partie des règles définies ci-dessus. Et aussi certaines comme :

• Ne pas lire ses emails ou d’autres document sur son PC
• Être collaboratif
• Accepter la critique et être ouvert
• …

38% des sites de notre benchmark recommandent de définir et rappeler ces règles de réunion efficace.

Règle de réunion efficace 10 : fin de réunion et compte rendu

Plusieurs règles sont applicables pour la fin de la réunion et même l’après réunion. En fin de réunion, nous recommandons de prévoir un temps pour faire une conclusion. Selon nous, hormis les réunions d’informations, cette conclusion a un point commun entre tous les types : relire les actions et décisions prises en validant les responsables et les dates d’exécution.

D’autres points varient selon la réunion :

• Réunion de pilotage : en général, seuls les actions et décisions prises sont nécessaires
• Ateliers de travail : ajouter un récapitulatif de la réunion contenant au moins l’avancement par rapport à l’objectif. Un tour de table est aussi recommandé. Notamment lorsque les sujets sont complexes et qu’il est important de comprendre la satisfaction ou l’assentiment des participants par rapport aux solutions, décisions ou conclusions de la réunion.

Après la réunion : diffuser le compte rendu le plus tôt possible (au pire le lendemain). Ici, nous préconisons d’aller à l’essentiel, c’est-à-dire les actions et décisions prises, ainsi que les documents support mis à jour (le cas échéant). Bien sûr, pour les ateliers de travail, un « résultat » est souvent produit, qu’il faudra diffuser avec le compte rendu. Dans certains cas, comme les situations conflictuelles ou administratives, il sera nécessaire d’ajouter le récapitulatif des discussions ou respecter un formalisme très spécifique.

Si les actions et décisions prises ont bien été revues et validés en fin de réunion, il n’est pas besoin de faire quoique ce soit après la réunion. Si ce n’est pas le cas, alors il faudra le faire à posteriori. Mais cela peut s’avérer compliqué (si incompréhensions de ce qui a été dit dans la réunion).

Ceci est vrai dans la plupart des cas, mais parfois, il sera nécessaire de faire valider le compte rendu détaillé.

45% de notre benchmark recommande d’envoyer un compte rendu et 38% de faire un récapitulatif en fin de réunion (10 % un tour de table).

Autres règles de réunion efficace… plus ou moins valables

D’autres règles ou bonnes pratiques pour avoir une réunion efficace sont aussi citées dans notre benchmark. Certaines nous semblent effectivement très valables, mais sont plutôt de l’ordre du bon sens ou de l’état d’esprit que de la règle. Par exemple :

• Faciliter les interactions et le collectif
• Instaurer une vision commune
• Mettre du dynamisme, de la bonne humeur
• Utilisez des données précises pour prendre une décision

D’autres règles de réunion efficace nous semblent un peu plus incantatoires, voire…pas recommandées :

• Travailler les documents pendant 10 minutes en début de la réunion : justement non, c’est pour cela qu’il y a une préparation. Sauf si dans l’ordre du jour il y a des points particuliers à revoir dans ces documents.
• Faire un suivi après, avec chaque participant : cela peut être le cas dans des réunions très particulières… ou si on n’a pas respecté les bonnes règles pendant la réunion. Bien sûr, les actions prises doivent être suivies mais cela devient un rôle opérationnel et managérial.
• Bon moment, bon endroit : bien évidemment, mais il faut être pragmatique ; tout le monde ne peut pas faire des réunions dans la meilleure salle, « au vert », le matin de bonne heure et le mardi (jour parfois recommandé par des sites web)

Conclusion

Faire une réunion efficace parait simple à priori. Mais en réalité, une réunion réellement efficace nécessite que beaucoup d’éléments soient en place.  Pendant et avant la réunion. Mais l'efficacité des réunions dépend aussi de facteurs qui ne sont pas maitrisables dans le cadre d’une réunion : la qualité des données, des objectifs et indicateurs, des capacités d’analyse des causes…

Allez plus loin 

Évaluez l'efficacité de vos réunions (ou des réunions de vos clients si vous êtes consultant) avec notre évaluation Wevalgo des réunions efficaces..