Meilleurs outils d'évaluation du Lean - Comparatif d'outils d'analyse, Excel ou non

Combien de fois avons-nous cherché des outils d’évaluation ou d'analyse du Lean en production, notamment des outils Excel ? Pour ma part souvent, en passant beaucoup de temps sur Google ou en demandant à mes collègues consultants. Avec des résultats pas toujours satisfaisants.

Nous espérons que cette page va vous épargner cette peine et vous permettre de trouver l’outil d’évaluation dont vous avez besoin. Nous vous présentons 4 évaluations qui nous semblaient sortir du lot. Nous vous offrons aussi celle de Wevalgo, qui nous l’espérons deviendra votre référence.

Evaluation Lean AME - Excel

Présentation

Il s'agit d'une évaluation en 14 questions de la maturité du Lean de production dans Excel. Les résultats sont présentés sur une échelle de maturité de 0 à 5.

Les principaux domaines évalués sont les suivants : Management Support, Culture, 5S, Value Stream Mapping, Setup Reduction, Total Productive Maintenance, Pull Systems, Production Flow, Plant Layout, Standard Work, Lean Product and Process Design, Accounting Support for Lean, Supply Chain, Continuous Improvement.

Qui l’a conçue et où la trouver

L'évaluation a été conçue par l'Association for Manufacturing Excellence (AME). Il semble n'être destiné qu'à un usage interne et ne peut être trouvé (facilement ?) sur leur site. Vous pouvez le trouver à plusieurs adresses :

AME-Lean-Assessment or AME-Lean-Assessment on scribd

Caractéristiques clés et commentaires

C'est un fichier Excel où chaque question est notée de 0 à 5, à l'aide de 6 énoncés de niveau de maturité différents qui sont clairement formulés en plusieurs phrases courtes.

Quelques acronymes Lean sont utilisés, mais ils sont également écrits en langage simple, sans trop de 'jargon Lean'. Cependant, ils ne sont pas toujours expliqués, de sorte que la connaissance du Lean est nécessaire pour répondre correctement à certaines questions.

Malheureusement, certains leviers Lean sont " mélangés ", de sorte que l'évaluation d'un levier donné peut être faussée : VSM' et 'Standardisation' sont inclus dans l'évaluation de 'Continuous flow', 'Pull' est dans 'plant layout', 'Improvement' est dans VSM.

Les participants n'ont pas la possibilité de faire des commentaires ou d'expliquer la raison de l'évaluation.

Des leviers clés du Lean manquent : Respect des personnes, Travail d'équipe, Qualité à la source, Kaizen, Gemba, Management visuel.

Les scores sont affichés à la fois dans un tableau et dans deux types de graphiques, le radar et les bargraphes. Il y a un score par domaine (question) et un score total.

Les scores peuvent être comparés à ceux d’entreprises selon l’ancienneté de mise en œuvre du Lean (de moins d'un an à plus de 3 ans). Il est affirmé que 80 entreprises sont dans le benchmark mais il n'y a aucune indication de ce qu'elles sont, de leur industrie, de leur taille, de leur localisation...

Les évaluations de plusieurs personnes (évaluation d'un même périmètre par différentes personnes) ou d'évaluations différentes (différents périmètres) ne peuvent être affichées, consolidées ou comparées que si vous modifiez les feuilles Excel et créez des graphiques spécifiques.

Utilisation gratuite ?

Cette évaluation Excel du Lean peut être téléchargée gratuitement sans aucun droit d'auteur indiqué où que ce soit dans le document. Cependant, il ne contient aucune mention donnant une licence d'utilisation ou de reproduction gratuite.

Points forts

• Gratuit (supposément)
• Court et facile à utiliser
• Outil Excel
• Graphiques clairs
• Des critères et des phrases clairs pour faciliter la notation
• Une comparaison par rapport à l’ancienneté de la mise en œuvre du Lean

Points faibles

• Certains leviers Lean importants manquent
• Leviers Lean mélangés
• Pas de réponses multiples, pas de comparaison d'évaluations multiples

Conclusion

Elle est adaptée pour se faire une idée très rapide de la maturité Production Lean. Trop de leviers Lean sont mélangés ou absents pour aller au-delà.

Evaluation « AME Lean Sensei » - Excel

Présentation

Il s'agit d'une évaluation en 60 questions de la maturité du Lean en production dans Excel. Les résultats sont présentés sur une échelle de maturité de 0 à 100 ainsi que sur une échelle par lettre de F à A.

Cela semble avoir été conçu pour renseigner les informations pour participer au Prix d'excellence de l'AME (Association for Manufacturing Excellence).

Il est assez complet et va au-delà du périmètre simple de la production avec 11 domaines évalués : Système de pilotage, Développement humain et organisationnel, Sécurité - santé - environnement, Fabrication, Opérations, Opérations commerciales, Développement de produits, Développement et approvisionnement des fournisseurs, Qualité, Coût, Livraison, Rentabilité.

Qui l’a conçue et où la trouver

Elle a été conçue par l'Association for Manufacturing Excellence (AME). C'est leur deuxième forme d’évaluation Lean ; elle peut-être une amélioration ou une version plus longue que la première.

Elle peut être téléchargée directement à partir de leur site Web à l'adresse suivante AME excellence-awards.

Caractéristiques clés et commentaires

L'évaluation est assez complète et la plupart, sinon tous les leviers ou concepts Lean sont testés d'une manière ou d'une autre.

Pour chaque question, vous choisissez une lettre, de A+ à F (mais sans E ???), basée sur la description de trois "niveaux de maturité" : Excellent (lettres A+, A, B), "On the journey" (B,C) et "Needs Improvement" (D,F).

Pour chaque question, les trois énoncés de niveau de maturité sont clairement formulés en plusieurs phrases courtes. Cependant, nous pensons que 3 niveaux est insuffisant car cela laisse trop de place à l'interprétation.

Souvent, des critères de "résultat final" sont utilisés pour identifier les niveaux de maturité. Ce n'est donc pas la "pratique Lean" qui est évaluée, mais on suppose qu'un bon résultat est dû à une bonne pratique (Lean ?). Il y a même des sections complètes sur les résultats de l'entreprise, incluses dans le score global.

Quelques acronymes Lean et du 'jargon Lean' sont utilisés, sans aucune explication sur ce qu'ils signifient ; une certaine connaissance du Lean est nécessaire pour répondre correctement à certaines questions. Cependant, un hyperlien vers un webinaire Youtube AME est souvent fourni pour expliquer certains des concepts du Lean.

Pour chaque question, les outils Lean applicables sont également listés. Les participants sont invités à fournir des " preuves " ou les raisons des " écarts ". Ceci est utilisé pour les évaluateurs  du prix d’Excellence.

Les scores sont affichés à la fois dans deux tables Excel (niveau résumé avec les 11 catégories et le score total ; niveau détaillé avec les 60 questions) et dans un graphique radar (11 catégories).

La catégorie et les scores totaux peuvent être comparés au score moyen des entreprises "Anciens lauréats". Cependant, il n'y a aucune indication de leur identité, de leur industrie, de leur taille, de leur emplacement...

Les évaluations de plusieurs personnes (évaluation d'un même périmètre par différentes personnes) ou d'évaluations différentes (différents périmètres) ne peuvent être affichées, consolidées ou comparées que si vous modifiez les feuilles Excel et créez des graphiques spécifiques.

Utilisation gratuite ?

Cette évaluation du Lean peut être téléchargée gratuitement et utilisée pour une auto-évaluation même si vous ne participez pas au Prix, comme indiqué dans le document lui-même.

Points forts

• Gratuit
• Outil Excel
• Complète en termes de principes et d'outils Lean, y compris du point de vue des ressources humaines
• Va au-delà de la fabrication (bureau, environnement...)
• Des critères et des phrases clairs pour faciliter la notation
• Lien vers les webinaires et liste des outils Lean applicables par domaine
• Tableaux de résultats clairs à haut niveau et détaillés, un graphique radar
• Comparaison avec d'anciens lauréats du prix AME

Points faibles

• Seulement 3 descriptions de niveaux de maturité
• Utilisation de critères de " résultat final " au lieu de la pratique réelle
• Long pour répondre, certaines parties peuvent ne pas être d'intéressante pour tous
• Pas de réponses multiples, pas de comparaison d'évaluations multiples

Conclusion

Elle est adaptée pour avoir une première auto-évaluation de la maturité du Production Lean sur un périmètre complet. Il faut du temps pour passer en revue les 60 questions.

Evaluation Lean Systems2win - Excel

Présentation

Il s'agit d'une évaluation de la maturité du Production Lean sur 51 domaines dans Excel. Il est assez complet avec 9 catégories : Lean Management, Lean Leadership, Résolution de problèmes, Contrôles visuels, Flux, Travail standardisé, Fiabilité, Flexibilité, Lean Green.

Il fait partie d'un ensemble d'outils et de modèles Lean (principalement opérationnels, dont quelques-uns pour l'évaluation) vendus par Systems2win.

Qui l’a conçue et où la trouver

Elle a été conçue par Systems2Win et vous pouvez la trouver sur leur site Site web dans le cadre des outils qu'ils vendent.

Caractéristiques clés et commentaires

Chacun des 50 domaines comporte plusieurs questions brèves. Souvent, les questions brèves ne sont qu'un mot (p. ex. courantes ? visibles ?), mais elles se combinent plutôt bien avec les autres questions du domaine pour rendre l'intention très claire.

Pour chaque domaine, il y a un menu déroulant avec 5 choix (1 à 5), chacun représentant un niveau de maturité ; une brève description de la pratique pour chaque niveau est donnée pour aider à choisir le bon.

Bien qu'il ne s'agisse que de " seulement " 9 domaines, le périmètre couvert est assez large, incluant le déploiement de la stratégie, l'amélioration continue, les 5S, la qualité, le développement des produits, la Supply chain, la sécurité-santé-environnement, le développement des personnes.

Certains domaines n'ont qu'une seule question qui peut être simpliste. Il est aussi parfois difficile de comprendre la logique de la catégorisation. Par exemple, 5S est dans la résolution de problèmes, la sécurité, sécurité-santé-environnement est dans le Lean Leadership, l'amélioration continue est dans la standardisation... C'est peut-être correct, mais ce n'est pas expliqué.

Il y a quelques acronymes (pas seulement des acronymes Lean, par exemple OEE, FMEA) ou une terminologie Lean utilisée sans explications ; ainsi, une bonne connaissance du Lean (et d'autres concepts de fabrication) est nécessaire pour répondre correctement à certaines questions.

Pour l'utiliser, vous devez d'abord installer le logiciel sur votre ordinateur. Ensuite, vous devez comprendre comment accéder à la fiche d'évaluation proprement dite. Dans l'ensemble, ce n'est pas compliqué, mais pas tout à fait simple. Une fois dans la feuille d’évaluation, cela est assez facile à utiliser.

Il y a des champs pour entrer vos commentaires.

Pour voir les résultats, vous devez d'abord comprendre comment ajouter les données dans « l'historique », allez dans la feuille de calcul « Scorecard », puis allez dans un menu pour sélectionner les données que vous voulez importer pour voir les résultats. Encore une fois, ce n'est pas compliqué, mais ce n'est pas simple.

Les réponses de plusieurs personnes ne peuvent pas être consolidées, mais vous pouvez facilement ajouter plusieurs évaluations en un seul clic et ensuite voir l'évolution par domaine dans des graphiques préconstruits.

Les résultats sont résumés dans une belle matrice de maturité décrivant chaque niveau pour toutes les catégories ainsi que le score et un diagramme à barres colorées, dont la couleur dépend du score. Il y a aussi un graphique radar et une boîte de commentaires affichée dans la même page. Ils peuvent être imprimés sur une seule page.

Il n'y a pas de possibilité de benchmark externe.

Utilisation gratuite?

Cette évaluation du Lean est vendue dans le cadre d'un ensemble de plus de 150 outils Lean pour un prix minimum de 249$/an (en 2019). Certains modèles ont une période d'essai, mais pas celui-ci.

Points forts

• Contenu de bonne qualité avec des questions claires
• Large éventail de pratiques couvertes
• Notation guidée par la description du niveau de maturité
• Possibilité de saisir et de comparer de multiples évaluations historiques
• Outil Excel

Points faibles

• Payant, fait partie d'un forfait plus complet que vous devez acheter entièrement même si vous ne voulez faire que l’évaluation Lean
• Besoin d'une installation de logiciel et d'un peu de formation pour l'utiliser
• La catégorisation des différents thèmes Lean peut être un peu confuse
• Beaucoup d'acronymes et de jargon Lean qui ne sont pas expliqués
• Bien que le périmètre soit vaste, certains domaines importants (p. ex. le déploiement de la stratégie) sont " enfouis " dans le modèle et n'ont qu'une seule question pour les évaluer.
• Il n'est pas possible de saisir et de consolider les évaluations de plusieurs personnes et il n'y a pas de benchmark.

Conclusion

Elle est adaptée pour avoir des évaluations de maturité Production Lean sur un périmètre global, avec la capacité de comparer plusieurs évaluations historiques. Mais payant et faisant partie d'un forfait global que vous ne voudrez peut-être pas entièrement. Complexe à utiliser. 

Evaluation Lean Buker

Présentation

Il s'agit d'un document pdf avec une description d'un modèle de Production Lean et une liste de 95 questions pour évaluer le Production Lean dans 14 domaines.

Pour chaque question, il y a des champs pour renseigner l’évaluation, des observations, et une action pour améliorer le domaine évalué avec la responsabilité et la date.

Il s'agit donc à la fois d'un formulaire d'évaluation et d'un plan d'amélioration.

Qui l’a conçue et où la trouver

Elle est disponible sur le site de Buker à l'adresse suivante :

Caractéristiques clés et commentaires

Il y a 95 questions couvrant 14 domaines : Cultural Awareness, Structured Flow Manufacturing, Small Lot Production, Setup Reduction, Fitness for Use, Employee Involvement, Control Through Visibility, Housekeeping/Workplace Organization, Total Quality Focus, Level Load and Balanced Flow, Preventative Maintenance, Supplier Partnerships, Kanban Pull Systems, Employee Education and Training

Chaque question est un énoncé de meilleure pratique, formulé brièvement et clairement en une ou deux phrases, et parfois un exemple pour clarifier l'énoncé. L'évaluation se compose de 3 cases à cocher : A = Pratique acceptable/meilleure pratique en place ; RI = Nécessite des améliorations / la pratique est trouvée mais le processus est inférieur aux normes ou n'est pas intégré dans l'entreprise ; F = Échec / la pratique n'est pas trouvée.

C'est simple mais un peu simpliste avec seulement trois niveaux et aucune indication pour choisir entre les niveaux.

L'évaluation se concentre sur le niveau opérationnel de l'usine et les outils Lean, bien que la culture d'entreprise, l'implication des employés et le développement soient également pris en compte.

Le modèle Lean utilisé comme référence est expliqué brièvement avant les questions en donnant un certain contexte.

L'utilisation des acronymes Lean est limitée et la plupart des concepts Lean sont expliqués en langage simple. Cependant, certains sont inexpliqués et difficiles à comprendre : ex : " Les équipes Hoshin ont plus de quelques niveaux de profondeur ".

Parfois, les pratiques sont un peu vagues ou génériques, ce qui peut empêcher une bonne évaluation.

Le format pdf empêche d'avoir l'enregistrement automatique, les calculs, les graphiques, la consolidation des réponses multiples, le benchmark......

Il y a une bonne intention de l'utiliser pour construire un plan d'action avec le champ d'actions incorporé dans le fichier. Cependant, il se pose quelques difficultés :

• Focalisation sur les détails sans avoir une vue d'ensemble
• Difficile de voir des actions qui ont un impact sur plusieurs domaines
• La surface à remplir est trop petite, et vous ne pouvez pas vraiment mettre plusieurs actions.

Utilisation gratuite?

Cette évaluation du Lean peut être téléchargée gratuitement sans aucun droit d'auteur, où que ce soit dans le document. Cependant, il ne contient aucune mention donnant une licence d'utilisation ou de reproduction gratuite.

Points forts

• Le modèle Lean sous-jacent est expliqué
• Des questions détaillées et claires

Points faibles

• Format pdf
• Une notation simpliste avec seulement 3 niveaux (tout au milieu ?)
• Pas de calcul de score, pas de consolidation par catégorie, pas de graphique
• Pas de réponses multiples, pas d'évaluations multiples
• Pas de benchmark

Conclusion

Elle est adaptée pour obtenir une liste des meilleures pratiques Production Lean, ou faire des observations sur le terrain. Mais ce n'est pas pratique pour faire une évaluation et surtout pour la consolider.